PAPERLESS OFFICE

Τεχνικές και Εργαλεία που απογειώνουν την απόδοση

Η Διαχείριση των πάσης φύσεως εκκρεμοτήτων και καθημερινών Εργασιών και η επεξεργασία της συνεχώς διογκούμενης ροής πληροφοριών, απαιτεί την εφαρμογή σύγχρονων εργαλείων και εφαρμογών. Σύμφωνα με έρευνα της McKinsey, τα στελέχη αφιερώνουν κατά μέσο όρο 1,8 ώρες την ημέρα για αναζήτηση και συλλογή πληροφοριών. Αυτό δείχνει πόσο σημαντικό είναι να έχουμε αποτελεσματικούς τρόπους διαχείρισης και σύγχρονα εργαλεία, ώστε να μειωθεί δραστικά αυτός ο χρόνος.

Στο Σεμινάριο αυτό παρουσιάζονται με πρακτικό τρόπο Τεχνικές και σύγχρονα Εργαλεία, παράλληλα με εφαρμογές σε Tablets, με τις οποίες διαχειριζόμαστε Επιχειρηματικές Λειτουργίες, Έγγραφα, Επαφές, Ημερολόγια, Εκκρεμότητες, Αναθέσεις, Ευκαιρίες, Επικοινωνία με πελάτες κλπ, που οδηγούν σε ένα «Paperless Office", βελτιώνοντας σε μεγάλο βαθμό την Ποιότητα και την Παραγωγικότητα της Λειτουργίας του Στελέχους.

ΠΟΙΟΥΣ ΑΦΟΡΑ

Αφορά όλα τα Στελέχη, από τη Γραμματέα Διεύθυνσης ως τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και τον Ελεύθερο Επαγγελματία, που θέλουν να μειώσουν την «εσωτερική» γραφειοκρατία, να αυξήσουν την ταχύτητα διακίνησης των πληροφοριών, να βελτιώσουν την Ποιότητα του Management και να αυξήσουν την αποτελεσματικότητά τους.

ΠΩΣ ΘΑ ΒΟΗΘΗΘΟΥΝ ΟΙ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ

Οι συμμετέχοντες θα μπορούν:

• Να εξοικειωθούν με εφαρμογές που διευκολύνουν την εσωτερική Επικοινωνία
• Να γνωρίσουν σύγχρονους τρόπους για τη διαχείριση της πληροφορίας και των εκκρεμοτήτων
• Να βελτιώσουν δομές και τρόπους αρχειοθέτησης ώστε να μην χάνεται χρόνος
• Να είναι σε θέση να αξιοποιούν Tablets / Smartphones για όλες τις λειτουργίες της Επιχείρησης
• Να ενημερωθούν για τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους συγχρονισμού και τους πιο ασφαλείς τρόπους διακίνησης αρχείων ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτά από οποιοδήποτε σημείο και από οποιοδήποτε μέσο
• Να ξεναγηθούν στις σημαντικότερες Εφαρμογές (αρκετές διατίθενται δωρεάν) που αυξάνουν με εντυπωσιακό τρόπο την Παραγωγικότητα
• Να εφαρμόσουν με σχετικό Case Study την μεθοδολογία David Allen για θεαματική βελτίωση στη διαχείριση του χρόνου και στη βελτίωση της Παραγωγικότητας

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ

Α. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ

• Μετάβαση στο Paperless Office
• Ο χρόνος που χάνεται στην αναζήτηση πληροφοριών

Β. ΥΠΟΔΟΜΕΣ

• Fax Servers
• Scanners
• Πρόσβαση από παντού
• Private/public και hybrid cloud
• Τηλεδιάσκεψη και Παρουσιάσεις εξ αποστάσεως
• iPad, Tablets, Smartphones: Εφαρμογές

Γ. ΕΡΓΑΛΕΙΑ

• Μετατροπή e-mails σε αναθέσεις και άλλοι αυτοματισμοί
• Μετατροπή γραπτών κειμένων σε ηλεκτρονικά (OCR)
• Εφαρμογές Διαχείρισης Εκκρεμοτήτων, Εργασιών και Έργων
• Η Διαχείριση των Ημερολογίων
• Εφαρμογές Διαχείρισης Εγγράφων και πληροφοριών
• Εργαλεία Χρόνου/Προγραμματισμού
Εργαλεία Επιχειρηματικών Λειτουργιών

Δ. ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

• Κανόνες και Διαδικασίες ενός Paperless Office
• Μεθοδολογίες και Πρακτικές Διαχείρισης Χρόνου
• Δομή Συστήματος Αρχειοθέτησης
• Σύστημα David Allen
• Σύστημα Stephen Covey

ΕΙΣΗΓΗΤΕΣ

Γιώργος Βάβουλας, ΜΒΑ, σύμβουλος επιχειρήσεων με πολυετή συμβουλευτική εμπειρία σε συστήματα οργάνωσης, Επιχειρησιακού Σχεδιασμού και Διαχείρισης Έργων. Διαθέτει πλούσια διδακτική εμπειρία σε θέματα οργάνωσης γραφείου και σε εφαρμογές που απογειώνουν την παραγωγικότητα. Έχει εμπειρία στην οργάνωση των επιχειρήσεων χρησιμοποιώντας Εφαρμογές που καθιστούν το Σύστημα των Λειτουργικών Διαδικασιών απλό, paperless, ευέλικτο και αποδοτικό.

Παναγιώτης Σταθόπουλος, Υπεύθυνος για την υποστήριξη της Μηχανογραφικής Υποδομής της Εταιρείας, καθώς και για την οργάνωση σε θέματα IT. Παράλληλα αναλαμβάνει την υλοποίηση ενεργειών προώθησης με τη χρήση των νέων τεχνολογιών (Πιστοποιημένος για το Google Adwords) και την ανάπτυξη και εφαρμογή Βάσεων Δεδομένων και ηλεκτρονικών Εργαλείων στα έργα που αναλαμβάνει η Εταιρεία λύνοντας προβλήματα κάθε φύσης και βελτιώνοντας την παραγωγικότητα κάθε Οργανωσης. Έχει μεγάλη Εμπειρία στην αξιοποίηση των πλέον σύγχρονων Εφαρμογών και έχει επανειλημμένα υλοποιήσει Projects για την αξιοποίηση τους με αποτέλεσμα μεγάλη ταχύτητα στην ροή των Πληροφοριών.

Περιλαμβάνονται

•  Εγχειρίδιο «Paperless Office»
•  Παρουσίασητου σεμιναρίου σε ηλεκτρονική μορφή
•  Εργαλεία για καθημερινή εφαρμογή στο γραφείο
•  Βεβαίωση Παρακολούθησης
•  Κωδικοί πρόσβασης στην ιστοσελίδα της APTraining για λήψη του υλικού του σεμιναρίου